Funciones del Community Manager educativo

1. Introducción

INTEF. MOOC Community Manager Educativo. "Funciones del Community Manager educativo - Ideas Clave" (Licencia YouTube estándar)

En las anteriores Unidades se describen las necesidades de la figura del Community Manager educativo y, además, se definen cuáles deben ser las habilidades deseables en la persona que se responsabilice de este puesto dentro de una organización educativa.

Ahora descubriremos sus principales funciones dentro de una organización educativa, la organización temporal de sus tareas y la documentación que facilita llevarlas a cabo.

2. Funciones

Para asegurar el éxito del plan de comunicación en una organización educativa en el que se utilicen las redes sociales como canales de comunicación, hay que tener presentes cuáles son las funciones a desempeñar por el Community Manager educativo:

• Participar y liderar el proceso de diseño del plan de medios sociales, asegurando la participación en el mismo de diferentes áreas de la organización educativa.


• Definir las redes sociales más apropiadas para dar presencia a la organización de acuerdo a los intereses de la comunidad educativa.


• Administrar la identidad digital de la organización, para asegurar una buena reputación digital.


• Realizar un calendario editorial, para asegurar una adecuada planificación de sus tareas y conseguir llevar a cabo el plan de medios sociales.


• Responder y dar solución a las crisis de reputación de la organización en redes sociales.


• Medir y analizar el éxito del plan de medios sociales definido, replicando, creando y corrigiendo si es necesario.


• Trabajar y mejorar la Marca personal de la organización. Debe aprovechar las redes sociales para trabajar al máximo la marca personal de la organización y hacer que sea más relevante y conocida en el sector educativo.


• Escuchar, conversar y atender la comunidad. Se debe escuchar lo que dicen los usuarios, contestarles y resolver sus dudas. Es fundamental que sea una escucha proactiva, o sea, que el usuario perciba que se le está escuchando y que se le está intentando resolver su problema.


• Circular la información internamente que se recibe desde la comunidad, para hacérsela llegar a las personas responsables dentro de la organización educativa.


• Crear y compartir contenidos para compartir posteriormente en las redes sociales, para informar a la comunidad de actividades de la organización y de novedades del sector educativo.


• Dinamizar y liderar la comunidad educativa, buscando la participación activa de esta dentro de las actividades de la organización educativa.


• Conseguir más seguidores en redes sociales. Es muy importante conseguir que la comunidad virtual crezca con seguidores de calidad, antes que cantidad. Es esencial que sean seguidores a los cuáles les interese los contenidos compartidos.

3. Organización de tareas

Una de las tareas más importantes de todo Community Manager, que no debe pasarse por alto, es la de organizar su trabajo para que su tiempo de dedicación sea lo más productivo, eficaz y rentable. Por eso, se hace recomendable el uso de cronogramas y checklist que faciliten esta tarea organizativa. 

Priorización de tareas semanales

Todo Community Manager no solo tiene que saber cuáles son las tareas a realizar semanalmente, sino que también tiene que saber priorizarlas.

En Intersection Consulting encontramos una interesante propuesta con la priorización de actividades del Community Manager. Está pensada para un Community Manager que tenga una jornada laboral de 40 horas. En el ámbito educativo, son pocas las organizaciones que pueden permitirse el disponer a jornada completa de un Community Manager, especialmente los centros educativos no universitarios, en los cuales este tipo de funciones aún no están contempladas por la mayoría de las administraciones educativas de nuestro país.

Por tanto, sirva de ejemplo la siguiente propuesta del trabajo semanal (40 horas) para descubrir cuál debe ser la priorización de esas tareas:

• Blog. Planear, escribir y publicar artículos en el blog: 7.5 h/semana.


• Contingencias. Solución de problemas, post no programados, investigación social y control de daños: 5.0 h/semana.


• Actualización de redes sociales. Publicación de contenidos (textos, fotos, videos...) y comentarios en redes sociales: 4.0 h/semana


• Investigación y planificación de contenidos. Contenido de fuentes internas y externas, administración del calendario editorial: 4.0 h/semana.


• Conversaciones. Responder los mensajes directos, menciones, diálogos, preguntas y comentarios: 4.0 h/semana.


• Curación de contenidos. Leer redes sociales, filtros y contenido compartido: 2.5 h/semana.


• Escucha. Monitoreo de marca, menciones, búsqueda de palabras clave: 2.5 h/semana.


• Construcción de comunidad. Mantenimiento y crecimiento de la comunidad: 2.5 h/semana.


• Campañas. Desarrollo de campañas y administración de promociones: 2.5 h/semana.


• Analítica. Medición y reportes de redes sociales: 2.5 h/semana.


• Estrategia. Planificación táctica y generación de ideas: 2.5 h/semana.

4. Documentos para organización de tareas

Cronogramas

Muchas son las tareas que debe realizar a lo largo del día y que pueden desbordar al Community Manager. Por eso es fundamental una adecuada planificación y organización de esas tareas a realizar, diaria y/o semanal, mediante un calendario de trabajo y se aprenda a priorizar qué hacer y cuándo.

• Calendario de contenidos en redes sociales: Se trata de elaborar un documento donde recoger la previsión de publicaciones en las diferentes redes sociales en las que se tenga presencia. Algunas plantillas de ejemplo:
• Plantilla en Google Drive de calendario de contenidos en RRSS (Concepto 05).
• Plantilla en Google Drive de calendario para RRSS (Postcron.com).

• Cronograma de tareas diarias y semanales: Dolores Vela propone un buen ejemplo de cronogramas que organizan las tareas semanales en cada red social y las programación de las tareas diarias del Community Manager.

Checklist de redes sociales

Para una adecuada puesta en marcha del plan de medios sociales, es interesante la creación de una lista de comprobación (checklist, en inglés) conformada por una serie de ítems, con la que asegurar llevar a cabo una buena gestión del blog y de los diferentes perfiles en redes sociales de la organización educativa, para obtener los mejores resultados en cada instancia de la lista.

Aunque existen numerosas propuestas de checklist en la red, lo ideal es que el Community Manager diseñe la suya propia, recogiendo la relación de tareas a realizar para el blog y para los diferentes perfiles en redes sociales. También puede ser interesante recoger datos sobre la audiencia potencial de la comunidad. A continuación, te dejamos algunos ejemplos de checklist:

• Checklist en formato infografía (Alfredo Vela).
• Ideas para crear checklist de redes sociales (Blog de Carlos Guerra).
• Checklist para definir un plan de medios sociales (Postcron).

5. Herramientas de gestión de redes sociales

Para facilitar el trabajo del Community Manager ante la gran cantidad de tareas a realizar en su gestión de redes sociales en una organización educativa, se hace imprescindible el contar con algunas herramientas que faciliten esa gestión.

Existen numerosas herramientas para ello, que podemos organizar en 5 categorías:

1. Gestión de perfiles en redes sociales.
2. Programación de publicaciones en redes sociales.
3. Curación de contenidos.
4. Diseño de contenidos visuales.
5. Análisis de actividad en redes sociales.

Algunas de ellas ya las hemos tratado en otras unidades del MOOC (curación de contenidos y diseño de contenidos visuales) y otras las abordaremos en la siguiente (análisis). Ahora nos centramos en aquellas herramientas de uso en el día a día de la labor del  Community Manager, para gestionar y programar la actividad en los diferentes perfiles de redes sociales.

• Hootsuite. Es la herramienta por excelencia para la administración de todos los perfiles en redes sociales para cualquier organización. Aunque tiene diferentes planes de pago, para una organización educativa puede ser suficiente con las funcionalidades que ofrece su versión gratuita.


• Tweetdeck. Es una herramienta muy completa, totalmente gratuita, ideal para trabajar con Twitter. En su contra está la limitación de uso en otros servicios de redes sociales, pues siendo una herramienta propiedad de Twitter solo permite la administración de perfiles de esa red social.


• Buffer. Es una herramienta muy similar a Hootsuite, que en su versión gratuita nos permitirá la administración de los perfiles en Facebook, Twitter y LinkedIn.

Para conocer un poco más de estas aplicaciones y de otras muchas más existentes, os recomendamos visitar algunos de los enlaces que tenéis disponibles en “Recursos de ayuda”.

6. Recursos de ayuda

• 15 Herramientas para Community Managers que harán tu trabajo más fácil